DocsPrep AI

ระบบ AI จัดการเอกสารธุรกิจ ลดงานคีย์ข้อมูล ก่อนเชื่อมต่อ Odoo ERP

เปลี่ยนเอกสารธุรกิจ เช่น ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ และเอกสารเจ้าหนี้ ให้กลายเป็นข้อมูลที่พร้อมตรวจสอบและนำเข้าระบบ ERP ได้อย่างรวดเร็ว

DocsPrep AI ช่วยให้ทีมบัญชี จัดซื้อ และธุรการ ลดเวลาคีย์ข้อมูล ลดความผิดพลาดจากงานเอกสาร และเตรียมข้อมูลให้พร้อมเชื่อมต่อกับ Odoo, ERP, Accounting Software หรือระบบหลังบ้านขององค์กร

ปัญหาที่หลายบริษัทเจอเหมือนกัน

หลายองค์กรยังต้องใช้คนอ่านเอกสารทีละใบ คีย์ข้อมูลเข้าระบบ ตรวจยอดภาษี ตรวจชื่อผู้ขาย ตรวจเลขที่เอกสาร และส่งต่อให้ฝ่ายบัญชีหรือ ERP ด้วยวิธี Manual

เมื่อจำนวนเอกสารเพิ่มขึ้น ปัญหาที่ตามมาคือ

• คีย์ข้อมูลซ้ำหลายรอบ
• เอกสารตกหล่นหรือหาไม่เจอ
• ตรวจสอบ VAT / WHT / ยอดรวมผิดพลาด
• ข้อมูลเข้าระบบ ERP ช้า
• ปิดบัญชีล่าช้า
• ทีมบัญชีเสียเวลากับงานซ้ำ แทนที่จะใช้เวลาวิเคราะห์ข้อมูล
• ผู้บริหารมองไม่เห็นสถานะเอกสารแบบ Real-time

DocsPrep AI ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้ โดยทำหน้าที่เป็นชั้นกลางระหว่าง “เอกสารจริง” กับ “ระบบ ERP / Accounting”

DocsPrep AI คืออะไร

DocsPrep AI คือระบบ AI Document Processing สำหรับธุรกิจไทย ที่ช่วยอ่าน แยกข้อมูล ตรวจสอบ และเตรียมเอกสารให้พร้อมใช้งานต่อในระบบ ERP

ระบบสามารถช่วยดึงข้อมูลสำคัญจากเอกสาร เช่น

• ชื่อผู้ขาย / ลูกค้า
• เลขที่เอกสาร
• วันที่เอกสาร
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• สาขา / สำนักงานใหญ่
• รายการสินค้าและบริการ
• ยอดก่อน VAT
• VAT 7%
• ยอดรวม
• เงื่อนไขการชำระเงิน
• ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย
• ไฟล์แนบและหลักฐานประกอบ

จากนั้นข้อมูลจะถูกจัดให้อยู่ในรูปแบบที่ทีมงานสามารถตรวจสอบ แก้ไข อนุมัติ และส่งต่อเข้าระบบ ERP ได้

เหมาะกับธุรกิจแบบไหน

DocsPrep AI เหมาะกับบริษัทที่มีเอกสารจำนวนมาก และต้องการลดงาน Manual ในกระบวนการหลังบ้าน เช่น

ธุรกิจซื้อมาขายไป / Trading

เหมาะสำหรับบริษัทที่มีเอกสารซื้อขายจำนวนมาก เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ และใบกำกับภาษีจาก Supplier หลายราย

ธุรกิจนำเข้าและจัดจำหน่าย

ช่วยลดเวลาการจัดการเอกสารจาก Vendor, Freight Forwarder, Shipping, Warehouse และเอกสารประกอบการรับสินค้า

ธุรกิจโรงงานและการผลิต

ช่วยเตรียมข้อมูลเอกสารจัดซื้อ วัตถุดิบ ค่าใช้จ่ายโรงงาน ใบแจ้งหนี้ Supplier และเอกสารต้นทุนที่เกี่ยวข้องกับ Production

ธุรกิจบริการและโปรเจกต์

ช่วยจัดการเอกสารค่าใช้จ่าย ใบแจ้งหนี้ Supplier เอกสารโครงการ และข้อมูลที่ต้องนำไปผูกกับ Project Cost หรือ Analytic Account

บริษัทที่ใช้ Odoo ERP

DocsPrep AI สามารถทำหน้าที่เป็นระบบเตรียมข้อมูลก่อนสร้าง Vendor Bill, Customer Invoice, Purchase Document หรือเอกสารอื่น ๆ ใน Odoo

Use Cases ที่เริ่มใช้ได้ทันที

1. AP Invoice Automation

ทีมบัญชีสามารถอัปโหลดใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีจาก Supplier ให้ AI อ่านข้อมูลเบื้องต้น จากนั้นตรวจสอบและส่งต่อเพื่อสร้าง Vendor Bill ในระบบ ERP

ผลลัพธ์ที่ได้คือ ลดเวลาคีย์ข้อมูล ลดความผิดพลาด และช่วยให้ทีมบัญชีทำงานเอกสารเจ้าหนี้ได้เร็วขึ้น

2. Tax Invoice Data Extraction

DocsPrep AI ช่วยอ่านข้อมูลสำคัญจากใบกำกับภาษี เช่น เลขที่เอกสาร วันที่ ผู้ขาย เลขประจำตัวผู้เสียภาษี ยอดก่อน VAT VAT 7% และยอดรวม เพื่อให้ทีมบัญชีตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

3. Purchase Document Processing

เอกสารที่เกี่ยวข้องกับงานจัดซื้อ เช่น ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ และใบส่งของ สามารถถูกจัดเก็บและแปลงเป็นข้อมูลสำหรับตรวจสอบต่อได้

4. WHT Preparation Support

DocsPrep AI สามารถช่วยเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับภาษีหัก ณ ที่จ่าย เช่น ประเภทค่าใช้จ่าย ผู้ขาย ฐานภาษี และยอดที่เกี่ยวข้อง เพื่อให้ทีมบัญชีตรวจสอบก่อนบันทึกจริง

5. ERP Data Preparation

ก่อนนำข้อมูลเข้า Odoo หรือ ERP ระบบสามารถช่วยจัดข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่พร้อม Mapping กับ Partner, Product, Tax, Account และ Analytic Dimension

ทำไมไม่ใช่แค่ OCR ธรรมดา

OCR ทั่วไปทำหน้าที่อ่านข้อความจากรูปภาพหรือ PDF
แต่ DocsPrep AI ถูกออกแบบให้เข้าใจกระบวนการธุรกิจมากกว่าแค่การอ่านข้อความ

DocsPrep AI ไม่ได้หยุดแค่ “อ่านข้อความได้” แต่ช่วยให้ทีมงานสามารถนำข้อมูลไปใช้งานต่อในระบบธุรกิจได้จริง

สิ่งที่แตกต่างคือ

• อ่านเอกสารแล้วแยกข้อมูลเป็น Field ที่ใช้งานได้
• เข้าใจบริบทของเอกสารธุรกิจไทย
• ช่วยตรวจสอบข้อมูลสำคัญก่อนเข้าระบบ
• รองรับการทำงานร่วมกับ ERP
• ลดงาน Manual ของทีมบัญชีและธุรการ
• ช่วยให้ข้อมูลเป็นระบบมากขึ้นก่อนเข้าสู่ Odoo

เชื่อมต่อกับ Odoo ERP ได้อย่างไร

สำหรับองค์กรที่ใช้ Odoo ERP DocsPrep AI สามารถทำงานร่วมกับ Odoo ได้ในรูปแบบ Integration หรือ Data Preparation Layer

ตัวอย่างการเชื่อมต่อที่ทำได้ ได้แก่

• สร้าง Draft Vendor Bill จากเอกสาร Supplier
• แนบไฟล์เอกสารต้นฉบับเข้ากับรายการใน Odoo
• ตรวจสอบ Vendor จากฐานข้อมูลเดิม
• Mapping Tax และ Account เบื้องต้น
• ส่งข้อมูลเข้า Purchase, Accounting หรือ Document Workflow
• ลดการคีย์ข้อมูลซ้ำระหว่างเอกสารกับ ERP

แนวทางนี้ช่วยให้ Odoo ไม่ได้เป็นเพียงระบบบันทึกข้อมูล แต่กลายเป็นศูนย์กลางการทำงานที่รับข้อมูลจากเอกสารได้เร็วขึ้นและเป็นระบบมากขึ้น

ประโยชน์ที่องค์กรจะได้รับ

ลดเวลางานเอกสาร

ทีมงานไม่ต้องเสียเวลาคีย์ข้อมูลจาก PDF หรือรูปภาพทีละใบเหมือนเดิม

ลดความผิดพลาด

ช่วยลด Human Error จากการพิมพ์ผิด คีย์เลขผิด หรือใส่ยอดผิด

ทำงานเร็วขึ้นทั้งทีม

เอกสารสามารถถูกอัปโหลด ตรวจสอบ และส่งต่อได้เป็น Workflow มากขึ้น

เพิ่ม Visibility ให้ผู้บริหาร

ผู้บริหารสามารถเห็นสถานะเอกสาร เช่น รอตรวจสอบ รออนุมัติ หรือพร้อมส่งเข้าระบบ ERP ได้ชัดเจนขึ้น

พร้อมต่อยอดสู่ ERP Automation

เมื่อข้อมูลเอกสารถูกจัดระเบียบตั้งแต่ต้น บริษัทจะต่อยอดไปสู่ระบบ ERP, Accounting Automation และ AI Workflow ได้ง่ายขึ้น

ตัวอย่าง Workflow การทำงาน

1. อัปโหลดเอกสาร PDF หรือรูปภาพ
2. AI อ่านและดึงข้อมูลสำคัญ
3. ระบบแยกข้อมูลเป็น Field เช่น Vendor, Date, Amount, VAT
4. ทีมงานตรวจสอบและแก้ไขข้อมูล
5. ระบบตรวจสอบความครบถ้วนเบื้องต้น
6. อนุมัติข้อมูลก่อนส่งต่อ
7. ส่งข้อมูลเข้า Odoo ERP หรือ Export เป็นไฟล์สำหรับใช้งานต่อ
8. เก็บเอกสารและประวัติการทำงานไว้ตรวจสอบย้อนหลัง

DocsPrep AI เหมาะกับบริษัทที่กำลังเจอปัญหาเหล่านี้

• มีเอกสารจำนวนมากทุกเดือน
• ทีมบัญชีใช้เวลาคีย์ข้อมูลเยอะ
• เอกสารจาก Supplier มีหลายรูปแบบ
• ต้องตรวจ VAT และยอดรวมบ่อย
• ต้องการลดงาน Manual ก่อนเข้าระบบ ERP
• ใช้ Odoo อยู่แล้ว แต่อยากให้ข้อมูลเข้าระบบเร็วขึ้น
• กำลังมองหา AI มาช่วยงานหลังบ้านแบบใช้งานจริง
• ต้องการเริ่ม Digital Transformation จากจุดที่เห็นผลเร็ว

เริ่มจาก Use Case เล็ก แล้วขยายได้

องค์กรไม่จำเป็นต้องเริ่มจากระบบใหญ่ทั้งหมดในวันแรก
DocsPrep AI สามารถเริ่มจาก Use Case ที่ชัดเจนก่อน เช่น

• อ่านใบแจ้งหนี้เจ้าหนี้
• อ่านใบกำกับภาษี
• เตรียมข้อมูล Vendor Bill
• ตรวจสอบข้อมูล VAT
• ส่งข้อมูลเข้า Odoo
• จัดเก็บเอกสารแบบมีสถานะ

เมื่อกระบวนการเริ่มนิ่งแล้ว สามารถขยายไปสู่ Workflow อื่น ๆ เช่น Purchase, Expense, Approval, Accounting Closing และ Management Dashboard ได้

ทำไมควรทำกับ IMOTIF

IMOTIF ไม่ได้มอง DocsPrep AI เป็นแค่เครื่องมืออ่านเอกสาร แต่เรามองเป็นส่วนหนึ่งของระบบธุรกิจและ ERP Ecosystem

ทีมของเรามีประสบการณ์ทั้งด้าน

• Odoo ERP Implementation
• Accounting & Thai Localization
• Business Process Design
• Software Development
• Cloud Service
• AI Integration
• Workflow Automation
• ERP Integration

จุดแข็งของ IMOTIF คือเราเข้าใจทั้ง “เอกสาร”, “บัญชี”, “ERP” และ “ระบบจริงที่องค์กรต้องใช้ทุกวัน”

ดังนั้น DocsPrep AI จึงไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อโชว์เทคโนโลยี แต่ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมงานลดภาระ และทำให้ข้อมูลธุรกิจไหลเข้าสู่ระบบได้เร็วขึ้น