คู่มือการ Export ข้อมูลจากระบบ Odoo

(Export Data from Odoo)

ขั้นตอนการ Export ข้อมูลจาก Odoo #

ใน Odoo เราสามารถ Export ข้อมูล ได้ง่ายๆ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลจากโมดูลไหน เช่น Customer Data, Sales Orders, Invoices, Inventory, หรือ Accounting Records โดย Odoo รองรับการ Export ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ CSV หรือ Excel (.xlsx)

Step 1: เลือกโมดูลที่ต้องการ Export ข้อมูลจากระบบ Odoo #

1. ไปที่ โมดูลที่ต้องการ เช่น Sales, Invoices, Products, Contacts หรือ Accounting
2. เลือกเมนูที่ต้องการ Export ข้อมูล (เช่น Sales Orders, Customer Invoices, Product List)

Step 2: กรองข้อมูล (Filter Data) #

เมื่อคุณต้องการ Export ข้อมูลจาก Odoo การกรองข้อมูลจะช่วยให้คุณสามารถเลือกข้อมูลที่ต้องการได้อย่างแม่นยำและสะดวก ซึ่งขั้นตอนการกรองข้อมูลมีรายละเอียดดังนี้:

1. การกรองด้วยตัวเลือก “I want to update data (import-compatible export)”
หากคุณติ๊กตัวเลือก “I want to update data (import-compatible export)”, ระบบจะเฉพาะแสดงฟิลด์ที่สามารถนำเข้าได้ ซึ่งเหมาะสำหรับกรณีที่คุณต้องการอัพเดตข้อมูลในระบบที่มีอยู่แล้ว (จะเห็นแค่ฟิลด์ที่สามารถนำเข้าและอัพเดตได้)
หากไม่ติ๊กเลือกตัวเลือกนี้ ระบบจะแสดงฟิลด์ทั้งหมดที่สามารถ Export ได้ โดยไม่จำกัดเฉพาะฟิลด์ที่สามารถนำเข้าได้เท่านั้น

2. เลือกรูปแบบไฟล์สำหรับ Export
เมื่อทำการ Export คุณสามารถเลือกได้ว่าจะ Export ข้อมูลในรูปแบบ .csv หรือ .xls:
.csv: ข้อมูลจะถูกแยกด้วยเครื่องหมายคอมม่า
.xls: นอกจากข้อมูลแล้ว ยังมีข้อมูลเกี่ยวกับแผ่นงานและการจัดรูปแบบในไฟล์

3. การแสดงฟิลด์เพิ่มเติม
ในกรณีที่ฟิลด์มีหลายระดับ ให้คลิกที่ไอคอน (Show sub-fields) เพื่อแสดงตัวเลือกฟิลด์ย่อยเพิ่มเติม
คุณสามารถใช้ Search bar เพื่อค้นหาฟิลด์ที่ต้องการได้โดยตรง
เพื่อให้การค้นหาฟิลด์ง่ายขึ้น ให้คลิกที่ (Show sub-fields) เพื่อแสดงฟิลด์ทั้งหมด

4. การเลือกฟิลด์ที่ต้องการ Export
ในหน้า Export คุณจะเห็นไอคอน (Select field) ซึ่งสามารถใช้เพื่อเลือกฟิลด์ที่ต้องการเพิ่มลงในรายการ Fields to export

5. การจัดเรียงฟิลด์ในลำดับที่ต้องการ
ใช้ไอคอน (Sort) ที่อยู่ทางซ้ายของฟิลด์ที่เลือกเพื่อจัดเรียงฟิลด์ให้เป็นลำดับที่ต้องการในการแสดงผลของไฟล์ที่ Export
คุณสามารถลากและวาง (drag-and-drop) ฟิลด์เพื่อเปลี่ยนลำดับได้ง่ายๆ

6. การลบฟิลด์ที่ไม่ต้องการ
หากคุณต้องการลบฟิลด์ออกจากรายการ Fields to export ให้คลิกที่ไอคอน (Remove field) เพื่อทำการลบฟิลด์นั้นออกจากรายการ

7. การบันทึก Template สำหรับรายงานที่เกิดขึ้นประจำ
สำหรับรายงานที่ต้อง Export บ่อยๆ สามารถบันทึกเป็น Export template ได้:
เลือกฟิลด์ทั้งหมดที่ต้องการ
คลิกที่เมนู Template drop-down menu
เลือก New template และตั้งชื่อให้กับ template
คลิกที่ไอคอน (floppy drive) เพื่อบันทึกการตั้งค่า
ในครั้งถัดไปที่ต้องการ Export ข้อมูลในลักษณะเดียวกัน สามารถเลือก Template ที่บันทึกไว้ได้จากเมนูที่เลือก

Tips สำหรับการกรองข้อมูล:
การกรองข้อมูล ช่วยให้คุณ Export ข้อมูลที่ต้องการได้เฉพาะเจาะจง
การใช้ Export templates จะช่วยประหยัดเวลาและทำให้การ Export ข้อมูลในอนาคตเร็วขึ้น
อย่าลืม ตรวจสอบการตั้งค่า filter ทุกครั้งก่อน Export ข้อมูลเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ตรงตามต้องการ

Step 3: คลิกที่ “Action” และเลือก “Export” #

1. หลังจากกรองข้อมูลแล้ว ให้คลิกที่ Action (ปุ่มสีดำที่อยู่บนขวาของหน้าจอ)
2. เลือก Export

Step 4: เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ Export ข้อมูลจากระบบ Odoo #

1. เลือกรูปแบบไฟล์ที่ต้องการ Export:
   • CSV (ใช้กับข้อมูลที่ไม่ซับซ้อน)
   • Excel (.xlsx) (สามารถใช้งานใน Excel หรือ Google Sheets ได้)
2. เลือกรูปแบบข้อมูลที่ต้องการจะ Export เช่น ชื่อฟิลด์ต่างๆ (Odoo จะแสดงให้เลือก)

Step 5: ตรวจสอบข้อมูลก่อน Export #

1. ก่อนคลิก Export, Odoo จะให้ตัวอย่างข้อมูลที่คุณต้องการ Export ในรูปแบบของ ไฟล์ตัวอย่าง
2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณต้องการทั้งหมดมีอยู่ในไฟล์ตัวอย่าง

Step 6: คลิก “Export” และดาวน์โหลดไฟล์ #

1. เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว กด Export
2. ไฟล์จะดาวน์โหลดลงในเครื่องคอมพิวเตอร์ของคุณ

สิ่งที่ควรทราบการ Export ข้อมูลจากระบบ Odoo #

• การ Export ข้อมูลการขาย (Sales): คุณสามารถ Export ข้อมูลได้ทั้งแบบรายวัน รายเดือน หรือข้อมูลที่คัดกรองโดย การเลือกวันที่
• การ Export ข้อมูลลูกค้า: สำหรับข้อมูลลูกค้าคุณสามารถเลือกข้อมูลสำคัญ เช่น ชื่อ, ที่อยู่, เบอร์โทรศัพท์, และ อีเมล์ ได้
• การ Export ข้อมูลบัญชี (Accounting): สำหรับการบัญชี Odoo จะอนุญาตให้คุณ Export ข้อมูลบัญชีที่เกี่ยวข้องกับ การชำระเงิน, ใบแจ้งหนี้, และ การเคลื่อนไหวของบัญชี

ข้อควรระวังการ Export ข้อมูลจากระบบ Odoo #

1. ข้อมูลที่มีความละเอียดสูง: หากคุณ Export ข้อมูลจำนวนมาก อาจทำให้ไฟล์มีขนาดใหญ่
2. การเลือกฟิลด์: ระวังการเลือกฟิลด์ที่ไม่จำเป็นเกินไป หากคุณไม่ต้องการฟิลด์บางตัวในไฟล์ เช่น ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้อง
3. การแก้ไขข้อมูลใน Excel: ถ้าคุณเปิดไฟล์ใน Excel หรือ Google Sheets อย่าลืม ไม่เปลี่ยนแปลงโครงสร้างข้อมูล หากไม่ต้องการเกิดข้อผิดพลาดเมื่อนำกลับเข้า Odoo

ขั้นตอนสำคัญในกรณีที่ต้องการ Export ข้อมูลจำนวนมาก #

1. เลือกฟิลด์ที่ต้องการ (เช่น Sales Order, Product Information)
2. ใช้ Filter กรองข้อมูลก่อน เพื่อไม่ให้ข้อมูลเกินจำเป็น
3. ดาวน์โหลดหลายไฟล์ ในกรณีที่ข้อมูลมีขนาดใหญ่ หรือคุณต้องการแยกข้อมูลออกเป็นหลายส่วน

สรุปการ Export ข้อมูลจากระบบ Odoo #

การ Export ข้อมูลใน Odoo ช่วยให้คุณนำข้อมูลออกมาใช้งานได้ง่ายดาย และเหมาะกับการวิเคราะห์ผลการทำงาน การตรวจสอบหรือการย้ายข้อมูลไปยังระบบอื่นๆ หากคุณทำตามขั้นตอนนี้ คุณจะสามารถ Export ข้อมูลจาก Odoo ได้อย่างแม่นยำและสะดวก